Como construir o melhor sistema de produtividade

Nesse artigo vou te mostrar como você pode montar um método de produtividade completo.

April 25, 2023

Hoje sofremos muito com a quantidade de informação e devemos utilizar a tecnologia a nosso favor, pois como dizia o David Alien :

Seu cérebro não é para armazenar ideias, mas ter ideias

Vou dividir o processo de criar um método completo de produtividade em 3 etapas:

  1. Iniciante

  2. Intermediário

  3. Avançado

Iniciando com o básico

O primeiro nível eu recomendo para todas as pessoas deveriam ter um método para se organizar, eu não consigo ver uma pessoa produtiva se não tem esse nível básico de organização pessoal.

Para criar o nível básico você vai precisar alguns itens como:

1. Calendário

Você precisa de um calendário para anotar seus compromissos e eventos, que não podem ser esquecido e acontecem em dia e horários definidos.

Sugestões de aplicativos para calendário

2. E-mail

Hoje não é possível viver sem e-mail, ele é um centro de informações que você recebe tanto de trabalhos, informações, newsletter, promoções de lojas e sites.

Acontece que não pode deixar seu e-mail ficar poluído que nem sabe mais quantas mensagens tem, que não lê os e-mails e tudo fica uma bagunça.

Recomendo se desinscrever de todos as listas de propagando e de empresas.

Recomendo o processo do Tiago Forte para gerenciar emails e deixar sua caixa de e-mails zerada.

Sua caixa de entrada do e-mail pode derivar para um evento no calendário, pode ser uma tarefa a ser feita ou também um material para ler depois.

3. To Do List

Para ter um dia bem proveitoso, você deve ter uma lista de tarefas, com as prioridades que você precisa fazer naquele dia. Tem que tirar da sua cabeça todas as pendências que precisa fazer e pode colocar um app ou mesmo em uma agenda.

4. Armazenamento

Você precisa de um local para armazenar seus arquivos digitais, não da para depender apenas do seu PC e HDs externos é coisa do passado.

Assim recomendo você salvar seus arquivos na nuvem e em sistemas como Apple Cloud, Google Drive.

O Meu preferido é o Google Drive em que coloco todos meus arquivos nele.

Com esses 4 itens fechamos o nível básico de produtividade e organização pessoal que toda pessoa deveria ter.

Nível Intermediário

Dando um próximo passo na organização pessoal e vamos para mais algumas sugestões. Esse nível intermediário é para as pessoas que consomem muito conteúdo online e gostam de ler livros digitais.

Não é para todo mundo… mas se você assim como eu está sempre em busca de novos conhecimentos, gosta muito de ler e quer se aprofundar nos estudos e para ajudar na memorização de tudo que leu segue os próximos passos

5. Kindle App

Eu adoro ler livros físicos, mais até que livros digitais, pois tem a experiência de comprar um livro novo, o livro tem um cheiro diferente e a textura, mais fácil de folhear e fazer anotações.

Mas o grande benefício de se ler no Kindle é que você consegue destacar os principais pontos do livro e com isso armazenar e consolidar de forma simples e prática tudo que grifou.

Isso facilita muito para depois que você quiser recuperar o livro ou lembrar de temas importantes que você destacou de forma simples e fácil.

6. Ler depois

Atualmente somos bombardeados de informação e isso nos afeta em muito nossa paz e concentração. Todos os dias recebemos recomendações de material para ler, notícia de última hora, artigo de algum blog, uma newslleter nova que acabou de chegar, conteúdos do Medium interessantes.

Acontece é que não temos tempo infinito para ler tudo e também não podemos ler tudo assim que o conteúdo chega em nossas mãos (e nem deveria!).

Assim é a utilidade de um aplicativo para "ler depois".

O que seria isso, tudo o que você receber e achar interessante, você não vai ler de imediato, apenas utilize o aplicativo para ler depois e salva o conteúdo.

Quando você tiver um tempo dedicado a leitura, você não vai ficar caçando nas redes sociais o que precisa ler, você já vai direto nesse aplicativo, pois já fez uma curadoria de conteúdo que te interessam.

Sugestão de aplicativos

Minha lista de conteúdo para ler depois:

7. Readwise

O Readwise além de ser um aplicativo de "ler depois” é também um hub de informações que você ler, pois é possível com ele sincronizar todas as suas leituras de Kindle, AppleBooks, artigos de site que você leu e ele sincroniza todos os seus destaques.

Além disso é possível fazer uma configuração para que ele te mande por e-mail alguns destaques importantes que fez de suas leituras para você relembrar e estar em constante contato com o conteúdo que leu, facilitando assim a memorização do assunto.

Exemplo de um email que recebo:

8. Aplicativo de captura

Sua mente é para ter ideias, não para guardá-las - David Allen

Essa frase do David Allen guru da produtividade e reconhecido mundialmente pelo seu método GTD resume a necessidade de se ter um aplicativo de captura.

O aplicativo de captura serve como uma caixa de entrada de todos os seus pensamentos.

Você lembrou que precisa fazer alguma coisa, anota no app, tem um aniversário para ir no próximo final de semana, anota no app, tem que entregar um trabalho, um livro que te recomendaram, um restaurante para ir com a esposa, um lugar novo para visitar, uma série que te indicaram, uma música que gostou enfim…

Tudo que você precisa memorizar ou acha que deveria ter para consultar depois você coloca isso no Aplicativo de Captura.

Sugestões de aplicativos

Nível avançado

Se você chegou até aqui e ainda se interessa por elevar um próximo nível de sua organização pessoal, produtividade e ter uma forma de memorizar melhor os conceitos que estuda e ter uma forma fácil de consulta de temas que te interessam e ainda facilitar a produção de conteúdo com o que você aprendeu…você precisa dar seu próximo passo para o Second Brain.

9. SecondBrain

O Second Brain é um método de gerenciamento de informações pessoais desenvolvido pelo Tiago Forte baseado em uma abordagem sistemática para capturar, organizar e recuperar informações importantes.

Ele envolve a criação de um sistema de notas pessoais para capturar e armazenar ideias, informações e recursos relevantes, e permite que as pessoas processem, conectem e reutilizem essas informações para aprimorar seu trabalho e vida pessoal.

O objetivo é permitir que as pessoas gerenciem melhor o fluxo de informações em suas vidas e aumentem sua produtividade, criatividade e aprendizado ao longo do tempo.

E é onde todos os apps anteriores se conectam.

Mas esse é um assunto que vou deixar para um próximo artigo, se você se interessa por esse tipo de conteúdo, deixe um comentário, me mande uma mensagem.

Adoro conversar sobre métodos de produtividade e organização pessoal.

Abraços

Gustavo Luiz

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