O Guia Completo: 10 etapas para a produtividade sem estresse

Você já sentiu isso?

• não conseguir se concentrar para ler um livro?

• não conseguir sentar 1 hora sem distrações para estudar?

• ansiedade e preocupação com o que vai acontecer?

• muito o que fazer e pouco tempo para executar?

Vivemos em uma era que acelerou muito o problema de ter coisas demais e pouco tempo.

Esse Guia Prático em 10 etapas irá apresentar um método para resolver essa situação. Diminuir a ansiedade e ter mais controle da sua vida.

O que você vai encontrar nesse guia:

1. Por que você precisa disso?

2. Comece por aqui! A sua realidade

3. 10 etapas para uma produtividade sem estresse

Continue lendo…

1. Por que você precisa disso?

Bom, se seguir as instruções e puser em prática as 10 etapas apresentadas com toda certeza e segurança você poderá ser mais:

• Tranquilo

• Organizado

• Feliz

• Eficiente

• Confiável

• Bem-sucedido

É sério!

Acontece algo extraordinário quando você libera sua mente para fazer o que ela faz de melhor: pensar.

Então, por que não tentar?

2. Comece por aqui

Faça uma autoavaliação da sua realidade atual.

Antes de continuarmos, avalie como você está administrando as coisas em geral.

Considere tanto a sua vida profissional quanto pessoal, para responder às questões a seguir.

Separe 2 minutos e faça a sua auto avaliação tocando no link abaixo!

Clique aqui para fazer sua autoavaliação →

O método

O método foi criado por David Allen o mais influente estudioso de produtividade e seu livro A Arte de Fazer Acontecer é a maior referência no assunto.

Ele consiste em 5 passos:

Passo 01 : Capturar

Deve-se assegurar de capturar tudo que chega até você. Isso inclui:

• e-mails

• papéis

• anotações de reuniões

• compromissos

• ideias

• qualquer coisa na sua mente que precise lembrar depois

Você vai reunir esses itens para que fique acionáveis, fáceis de consultar e em um lugar confiável.

Passo 2: Processar

Processar cada item e determinar o que precisa ser feito com ele.

Processar o que capturou determina qual a próxima ação a executar em relação aquele item.

Passo 03: Organizar

O passo organizar garante que o lugar em que cada item coincida com o lugar onde espera encontrá-lo.

Passo 04: Refletir

Esse tempo de reflexão fará parte da sua programação. Trata-se de um componente central do método: a Revisão Semanal.

Passo 05: Agir

O passo agir envolve em executar as ações apropriadas para completar esse trabalho com confiança.

10 etapas para uma produtividade sem estresse

Quando seguir as instruções dessas etapas você terá instalado o seu sistema de produtividade.

As 10 etapas do método são:

1. Capture todos as demandas em uma caixa de entrada

2. Escolha uma ferramenta de captura

3. Faça uma varredura mental

4. Esvazie sua caixa de entrada

5. Esvazie a caixa de entrada de e-mails

6. Crie sua lista de tarefas

7. Acompanhe seus projetos

8. Crie pastas para se manter organizado

9. Faça Revisão Semanal

10. Conduza uma revisão diária

(01) Capture todos as demandas em uma caixa de entrada

Você se identifica com as situações a seguir:

• você tem pilha de papéis, arquivos, pastas, anotações, Post-its e lembretes a sua volta esperando para ser organizados.

• Não consegue encontrar anotações da semana passada que são necessárias para uma reunião ou apresentação?

Se esse é o seu caso, então esta etapa é o primeiro passo para chegar ao estado de organização que sempre sonhou.

💪 Agora é a sua vez

1.º passo. Compre uma bandeja para papéis que servirá de caixa de entrada físico
Reúna folhas soltas, anotações, arquivos, documentos e lembretes e coloque-os na caixa de entrada.

(2) Escolha uma ferramenta de captura

Ja sentiu a sensação de ter um projeto que não avança?

Em geral, quando nada avança é porque não foi decidido a próxima ação.

Determinar as próximas ações são fundamentais para fazer as coisas progredirem.

Sem capturar as coisas que precisa de ação, elas não são lembradas e não acontecem. Em resumo, capturar evita que isso aconteça.

💪 Agora é a sua vez

1º passo. Tenha sempre em mãos uma ferramenta de captura
Pode ser tanto no celular quanto papel e caneta.

O celular pode ser sua preferência dado que, para a maioria das pessoas está sempre com ele por perto.

Se prefere papel e caneta tenha sempre um bloco de notas ou uma caderneta.

2º passo. Capture cada ideia ou item que demande ação no momento que ocorrem, principalmente durante reuniões, conversas e reflexões pessoais.
Não deixe mais nenhuma boa ideia nem ações se perderem.

3º passo. Pelo menos uma vez por dia reúna todas as anotações capturadas e as deposite na sua caixa de entrada.
Você tem anotações de reuniões, registro aleatórios, ideias que passou para o papel. Pegue tudo isso e ponha na sua caixa de entrada.

(3) Faça uma varredura mental

Nesta etapa você vai capturar todas as coisas que tem na cabeça.

Sua mente serve para ter ideias, não para armazená-las.

Fazer uma varredura mental lhe permite tirar as coisas da cabeça e colocá-las no seu sistema.

Se for como a maioria das pessoas, você terá muitas coisas em mente que precisam ser capturadas e anotadas como:

• coisas que se comprometeu a fazer

• coisas que quer fazer

• coisas que está pensando em fazer

• ideias criativas que você não quer deixar escapar

É bem provável que essa varredura mental faça você se sentir melhor.

💪 Agora é a sua vez

1º passo. Reserve de 20 a 30 minutos para a Varredura Mental
A varredura mental é o ato de registrar tudo que estiver na sua cabeça. É um modo de esvaziar a mente por completo, capturando o que estiver nela e pondo tudo no papel.

2º passo. Complete sua primeira varredura mental

1. Procure um lugar tranquilo, se possível onde você possa trabalhar nesta etapa.

2. Tenha caneta e papel à mão.

3. Comece a capturar cada ideia, pensamento ou projeto que esteja em sua mente e que chame a sua atenção. Pense nisso como um esvaziamento cerebral completo.

4. Por cada pensamento em uma folha de papel separada facilita as próximas etapas, mas registrá-la em uma longa lista também da certo.

3º passo. Coloque tudo em sua caixa de entrada o que capturou
Junte todas as folhas de papel, as listas que fez e outros artigos em sua caixa de entrada física.

(4) Esvazie a caixa de entrada física

Chegou a hora de tirar os papéis da sua "Caixa de Entrada" e determinar o que fazer com cada item.

Esvaziar a sua caixa de entrada, não significa que todo o seu trabalho foi feito. Só significa que tomou as decisões sobre o que fazer com todos os itens e colocou-os onde deveriam estar.

💪 Agora é a sua vez

Esvaziar a caixa de entrada exige as seguintes ações nesta ordem:

1.º passo. Pegue o primeiro item da sua caixa de entrada. Pergunte: o que é isso?
2ª passo. Demanda ação?
3º passo. Se a resposta for "Não, isso não demanda ação", pergunte:O que fazer com ele?

• por no lixo

• arquivar como material de referência

• incubar (colocar na lista de Algum dia/talvez)

4º passo. Se a resposta for "SIm, isso demanda ação", pergunte: Qual é a próxima ação?

• Fazer agora (se levar menos de dois minutos)

  • Delegar para outra pessoa (por na pasta aguardando resposta)

  • Adiar (por na pasta de próximas ações; se a ação precisar ser feita em um dia específico coloca no calendário)

5º passo. Se essa ação houver mais passos, qual o nome do projeto?

Está etapa é fundamental para controlar seu fluxo de trabalho. Algumas pessoas acham difícil porque exige que se toma uma decisão para cada item.

Com a prática, vai parecer algo natural e você se tornará o mestre da suas caixa de entrada.

Vá até sua caixa de entrada e dedique alguns minutos a treinar o processo de esclarecer que acabou de aprender.

(5) Esvazie a caixa de entrada de e-mails

Esvaziar a caixa de entrada de e-mails segue o mesmo processo que você acabou de aprender na etapa anterior então não vou repetir aqui.

Vamos falar o que tem de diferente.

Crie pastas

Para esvaziar a caixa de entrada de e-mails, você precisará criar algumas pastas.

Comece criando quatro pastas no seu aplicativo de emails e nomeie-as como mostramos abaixo.

É para essas pastas que você vai mover os emails a medida que examina a caixa de entrada.

• Próximas ações - Guardará emails que exigem uma próxima ação a sua parte

• Aguardando resposta - aqui você colocará emails que são lembres de ações que você espera de alguém

• Algum dia/Talvez - itens relativos a ações que você queira realizar no futuro, mas não agora

• Referências - e-mails que quiser guardar para possível referência futura, mas que não exigem ação.

💪 Agora é a sua vez

Abra sua caixa de entrada de emails e passe alguns minutos praticando o processo de esclarecer o que acabou de aprender.

(6) Crie sua lista de próximas ações

Você pode estar se perguntando: Onde por todas essas próximas ações que identificou?

Esta etapa traz essa resposta: você deve criar uma lista com esse propósito.

Manter uma lista única com todas as suas próximas ações lhe oferece um único lugar para acompanhar tudo o que precisa fazer.

💪 Agora é a sua vez

1º passo. Escolha o que usará para a sua lista de tarefas
Se você já utiliza um aplicativo ou mesmo papel e caneta para escrever o que você precisa fazer recomendo que continue utilizando o mesmo dispositivo para sua lista de próximas ações.

Caso utilize várias ferramentas diferentes para fazer as listas. Assim, recomendo que utilize o checklist abaixo para selecionar uma ÚNICA ferramenta que usará daqui em diante para a sua lista de Próximas Ações.

1. Liste todas as ferramentas que você usa na primeira coluna.

2. Identifique com qual está mais acostumado e se sente mais a vontade

3. Identifique o mais simples e descomplicado

4. Se for um app, identifique qual é capaz de sincronizar todos os dispositivos - computador, tablet, celular.

2º passo. Crie uma lista chamada Próximas Ações
Crie uma lista usando a ferramenta que escolheu, seja um app ou papel e caneta.

3º passo. Capture as coisas que precisa fazer como próximas ações e ponha nessa lista
A próxima ação é a atividade seguinte física e visível que leva algo à sua conclusão.

Tudo o que você precisa realizar exige uma próxima ação para avançar.

Como escrever uma próxima ação?
Comece com um verbo de ação, por exemplo:

• Telefonar para o João

• Levar o celular para trocar a tela

• Levar as crianças no parque

• Comprar macarrão para o jantar

4º passo. Crie uma lista Algum dia/ Talvez

É provável que tenha muitas atividades que não são tão certas ou relevantes a ponto de já entrarem na lista de Próximas Ações.

Mas você ainda quer capturar essas ideias quando ela surgirem, para tirá-las da sua cabeça.

Exemplo de lista Algum dia/Talvez:

• Estudar como a Inteligência Artificial pode afetar meu trabalho

• Procurar uma casa nova

• Aprender a tocar um instrumento musical

• Atualizar perfil do Linkedin

• Pesquisar um curso de pós-graduação na internet

5º passo. Crie uma lista Aguardando Resposta

Essa lista serve para registrar as coisas que está esperando respostas dos outros e te permite acompanhar o status delas.

Os itens dessa lista podem ser:

• tarefas que delegou,

• aprovação de requisitos

• algo que encomendou e não chegou.

É bom acrescentar a data em que começou a aguardar e o prazo se houver.

Exemplos:

• João, retorno de aprovação do projeto X - 2 fev

• Esposa, quando vai tirar férias para comprar a passagem - 12 fev

• Médico, Resultado dos últimos exames - 28 fev

Etapa 07 - Acompanhe seus projetos em uma única lista

Se precisa controlar muitos projetos pessoais e profissionais que estão em andamento ao mesmo tempo. Essa etapa vai dizer como fazer.

Primeiro, o que é um projeto?

Projeto é qualquer assunto que exija mais de uma ação para completar e se encerre em até um ano.

Pense em todas as tarefas de múltiplos passos que você quer concluir em até um ano como:

• Trocar de carro

• Fazer uma viagem internacional

• Mudar de casa

• Trocar de emprego

💪 Agora é a sua vez

1º passo. Crie uma lista de Projetos para cada projeto
2º passo. Povoe sua lista de Projetos
3º passo. Enuncie cada projeto em termos do resultado desejado
4º passo. Escreve pelo menos uma próxima ação para cada projeto

(08) Crie pastas para se manter organizado

Ser desorganizado é um dos maiores fatores de estresse na vida.

Usar pastas para manter organizado é valioso para poupar tempo e evitar frustrações e preocupações.

Esta etapa lhe permite armazenar informações de maneira organizada e acessá-las quando necessário.

💪 Agora é a sua vez

1º passo. Compre suprimentos
Mesmo que tenha criado listas digitais em um app, ainda há algumas coisas que terá que fazer manualmente. Para isso você vai precisar de:

• Um kit de pastas: compre algumas pastas para arquivo

• Etiquetas em branco: para nomear as pastas

2.ª passo. Monte as pastas para organizar papéis
Com os suprimentos em sua frente crie pastas para os itens a seguir:

• pasta de projetos (seus projetos atuais)

• pasta áreas da vida (saúde, finanças, vida espiritual)

• pasta de recursos (informações úteis, documentos, comprovantes)

• pasta para arquivos (itens das demais pastas que não está atuando mais)

3.º passo. Crie pastas digitais
Siga o mesmo passo anterior para organizar seus arquivos digitais em pastas no computador ou na nuvem.

(9) Faça revisão semanal

A revisão semanal consiste em revisar a semana que se passou e planejar para as próximas, fazendo isso sempre no mesmo horário e local.

Assim como o cozinheiro afia suas facas, nós precisamos reservar um tempo para revisar e ser mais produtivos e com menos estresse.

💪 Agora é a sua vez

1.º passo. conduza sua primeira revisão semanal
Para te auxiliar na sua primeira revisão semanal, montei um checklist do que é preciso fazer. Se preferir pode até imprimir ou deixar em um local de fácil acesso revisitar cada item.

Quero o checklist de revisão semanal →

2.ª passo. determine um horário, um lugar e agende no calendário.

Etapa 10 — Faça uma revisão diária

Esta etapa final pega tudo que você já aprendeu até agora e lhe oferece a orientação necessária para lidar com as demandas cotidianas.

💪 Agora é a sua vez

1.º passo. Revise seu calendário
Comece vendo o que não pode deixar de ser feito naquele dia, isso inclui reuniões, eventos e trabalhos para entregar.

2.º passo. Faça a "identificação de emergências"
Verifique se algo precise ser resolvido imediatamente. Não se esqueça que é uma identificação rápida: 5 a 10 minutos no máximo.

3.º passo. Verifique suas listas
Verifique sua listas de Próximas Ações. Pense nas ações que pode realizar no seu contexto atual, com o tempo que tem disponível.

4.º passo. Reserve um tempo para esclarecer
Considere o tempo de processamento de que precisará durante o dia lidar com as entradas e com os conteúdos novos que chegarem, para não se sobrecarregar.

✌️ Chegamos ao fim

Espero que esse guia tenha sido útil e que te ajude. Tentei resumir praticamente um livro nesse e-mail e deixar o mais sucinto possível.

Salve esse material e implemente as etapas aos poucos e se divirta com o processo.

Depois me conte respondendo esse e-mail como foi esse processo!

📹 Série no Youtube

Farei uma série de vídeos em meu canal implementando na vida real todas essas etapas.

Quer acompanhar esse processo?

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