Como planejar sua semana e ser mais produtivo

Você já sentiu isso? 

“Nossa, a semana já acabou e não fiz nada”? 

Eu costumava ser desorganizado, não planejava a minha semana e parecia que estava sempre atrasado ou devendo algo.

Mas descobri como planejar com antecedência é um componente crucial para ser produtivo e eficiente em qualquer trabalho ou carreira.

Uma sessão de revisão e planejamento semanal do trabalho tem sido uma ferramenta extremamente útil para definir metas, priorizar tarefas e garantir que estou aproveitando ao máximo o meu tempo.

Neste artigo, apresentarei um guia completo de como fazer o planejamento semanal na prática para uma semana organizada e produtiva.

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Produtividade aumentada

Um dos benefícios mais significativos do planejamento semanal é o aumento da produtividade. 

Tudo o que precisa é de:

• Ferramenta de E-mail 

• Agenda/Calendário

• Aplicativo de anotações 

• Gerenciador de tarefas

Etapas para planejamento

Essas são as etapas da revisão semanal:

1. Limpar caixa de entrada

2. Checar minha agenda

3. Limpar área de trabalho do computador

4. Limpar caixa de entrada do meu aplicativo de notas

5. Escolher as tarefas da semana

Mantenho o checklist numa nota no meu computador para poder consultá-lo facilmente. 

Veja o que fazer em cada etapa.

1. Limpar a caixa de entrada do e-mail

Como alcançar inbox zero.

Passo 01 : Comece pelo óbvio 

• Cancele a assinatura de emails sem relevância com propagandas

• Use um serviço como o Unroll.me, se necessário.

• Centralize em uma única conta de e-mail como Gmail 

Passo 02 : Reduza seu e-mail a sua função essencial

Sua principal função é capturar novas entradas. 

Aqui está como criar um ambiente de e-mail simplificado:

• Desativar várias caixas de entrada: Configurações > Caixa de entrada > defina o tipo de caixa de entrada como padrão> desmarque todas as categorias, exceto a Principal

• Desligue o bate-papo: Configurações > guia Chat > defina Chat: para Chart desligado

Passo 03 : Praticando a tomada de decisão

Siga a sequência: Abra o Gmail e comece com o e-mail mais antigo em sua caixa de entrada. 

Decida o que precisa ser feito e tome uma das seis ações possíveis:

1. Arquivar imediatamente

2. Responder e depois arquivar

3. Adicionar ao calendário e, em seguida, arquivar

4. Crie uma tarefa e, em seguida, arquive

5. Envie para o aplicativo de anotações e arquive

6. Envie para ler o aplicativo mais tarde e, em seguida, arquive

2. Checar agenda/calendário

Utilize uma agenda de papel ou um aplicativo de calendário como:

• Google Calendar (recomendo - grátis e bom)

• OutLook

• Fantastical

• Agenda do celular (mas ideal ser sincronizado com todos os dispositivos)

Calendário é essencial anotar compromissos, eventos com data e hora específicas para acontecer e datas inesquecíveis como aniversário da namorada, aniversário de casamento, dias das mães.

Como utilizar o calendário? 

Passado: até duas semanas

Verifique os compromissos e eventos de até duas semanas atrás para verificar se é necessário fazer algum acompanhamento.

Futuro: até quatro semanas

Olhar até quatro semanas à frente é muito bom, pois dá visibilidade do que vem pela frente e se preparar melhor para reuniões e eventos.

Assim é possível ter maior previsibilidade.

Tem ação ?

Se analisando as semanas passadas e futuras você se deparar com ação necessária a ser feita você insere no seu aplicativo de gerenciador de tarefas.

Falarei mais na última etapa da nossa revisão semanal.

3. Limpar a área de trabalho do computador

Sem ordem e organização da área de trabalho perdemos muito tempo com:

• procurando um arquivo importante

• fazer download do mesmo material mais de uma vez

• refazer um material que se se perdeu em sua bagunça

É necessário ter uma estrutura de pastas que te oriente onde deve salvar seus documentos para não ficar uma bagunça de informações.

Como fazer

O print abaixo representa como fica minha área de trabalho após uma semana de utilização.

No Mac tem uma funcionalidade que ao selecionar um arquivo e apertar a barra de espaço ele mostra um preview sem precisar abrir o arquivo.

Assim entro em cada item que está perdido na área de trabalho e verifico se é algo importante que devo armazenar ou posso deletar.

Momento da decisão

Após abrir um arquivo me pergunto:

• Esse arquivo ainda é útil para mim?

  • Se SIM :Encontrar o melhor lugar para armazená-lo
    -Pode gerar uma tarefa ou um compromisso em minha agenda

• Se NÃO : Vai para a lixeira

Como organizar as pastas de um jeito fácil

Eu utilizo um sistema chamado PARA( Projetos, Áreas, Research, Arquivos), desenvolvido pelo Tiago Forte, um guru da produtividade.

Esse estilo de organização é simples e fácil de ser replicado em todos dispositivos para manter a mesma organização e princípio.

Projetos

As iniciativas que estamos trabalhando atualmente, projetos pessoais, profissionais, ideias de negócio, são iniciativas que estão mais no meu dia a dia.

Áreas

Áreas mais direcionado para área da vida como finanças, vida espiritual, carreira, trabalho, saúde, família. Aqui coloco meus objetivos de longo prazo e arquivos relacionados a cada tema que pode ser útil vou salvando nesta pasta.

Recursos

Assuntos que me interessam, mas não nesse exato momento e pode ser útil depois. Por exemplo, às vezes me empolgo de querer aprender a programar e vejo um material sobre Python que é muito bom eu deixo em uma pasta Python no meu computador.

Arquivos

Tudo o que você concluir das três pastas anteriores. Projetos concluídos, áreas da vida resolvidas e recursos não mais utilizados movem-se para esta pasta.

Portanto, crie uma pasta com esses nomes e armazene os arquivos utilizando essa lógica.

Voltamos com a ordem e paz de espírito, mantendo a área de trabalho limpa e organizada. 

Fala se apenas de olhar não dá uma sensação de paz interior.

4. Limpar a caixa de entrada do meu aplicativo de notas

Anotar é o principal hábito de uma pessoa produtiva. 

Registre tudo, para facilitar o processamento, verificar se é importante, aproveitar assuntos que já leu e estudou.

Existe uma infinidade de ferramentas para realizar anotações.

Vou fazer uma lista de aplicativos atuais:

• OneNote

• Evernote

• Notas da Apple

• Google Keep

• Notion

• Obsidian

• Roam

• Twos

• Bear

Como utilizar?

Crie uma pasta na sua ferramenta de captura com o nome de ENTRADA esse será seu único lugar para fazer anotações de ideias, artigos para ler, recomendação de livros, pensamentos, objetivos, desejos, sonhos.

Existem outras pastas que utilizo, mas vamos focar apenas na caixa de entrada nesse momento.

Salve exatamente tudo que achar que pode ser útil no futuro.

Minha caixa de entrada após alguns dias de anotações:

Processando informações

Tão importante quanto anotar é processar informações, pois não adianta ter muitas anotações, mas tudo bagunçado.

Esse fluxo é um guia para a tomada de decisão, mas com o tempo isso se tornará automático.

Os itens da sua caixa de entrada pode tomar alguns caminhos:

1. Tomar alguma ação imediata e fazer uma tarefa com menos de 2min

2. Delegar uma ação para alguém

3. Marcar um compromisso no seu calendário

4. Marcar uma tarefa a ser feita no seu gerenciador de tarefas

5. Criar um projeto que demandam várias tarefas

6. Guardar informação para referências futuras

7. Descartar e mandar para a lixeira

5.Escolher as tarefas da semana

A última etapa da minha revisão semanal. É hora de limpar a caixa de entrada do meu aplicativo gerenciador de tarefas.

A esta altura, contém diversas tarefas que transferi do e-mail, agenda, área de trabalho e das notas digitais.

A etapa final é escolher as tarefas que vou me comprometer ao longo da semana seguinte.

Depois de toda varredura no mundo digital e foram levantadas todas as informações relevantes, assim somos capazes de tomar essa decisão com mais firmeza e começar a semana com total confiança que estamos trabalhando nas coisas certas.

• ToDoIst

• Things ( o que eu utilizo)

• Rememberthemilk

Conclusão

Ao adotar um método de organização, maximiza a produtividade e conquista sensação de controle e satisfação.

Neste processo, ferramentas como e-mails, calendários, aplicativos de anotações e gerenciadores de tarefas transformam-se em aliados poderosos, facilitando cada passo do seu planejamento semanal. 

Ao seguir esse guia, você não apenas limpa a desordem digital, mas também clarifica sua mente, permitindo que o foco e a eficiência sejam os pilares de cada semana.

Portanto, encare este guia não apenas como um meio de aumentar sua produtividade, mas como um convite para transformar a maneira como você interage com seu tempo, suas tarefas e, em última análise, com sua própria vida.

Comente abaixo como você se planeja para uma nova semana?